Integritetspolicy

1. Vilka vi är och vad denna policy omfattar

Viveli (”Viveli”, ”vi”, ”oss”) gör Snowdesk, programvaran som skid- och snösportskolor använder för att sköta sina bokningar, lektioner, instruktörer, betalningar och löner. Våra företagsuppgifter — bolagsform, säte och organisationsnummer — finns i vår juridiska information. För allt som rör personuppgifter, skriv till info@viveli.ch.

Denna policy förklarar hur personuppgifter hanteras i Snowdesk — personalappen på snowdesk.viveli.ch (även nåbar på app.viveli.ch), bokningssidorna som skolorna driver med den, e-postmeddelandena och meddelandena den skickar, och servrarna bakom dem — och vad Viveli själv gör med uppgifter om de människor vi har att göra med.

Den är skriven för att uppfylla den schweiziska federala dataskyddslagen (FADP) och, där den gäller, EU:s dataskyddsförordning (GDPR). Vår företagswebbplats viveli.ch har en egen kort information, på den juridiska sidan.

2. Två roller: skolans register och våra egna

En skola ansvarar för de register den för i Snowdesk. Skolan bestämmer vilka kunder, barn, gäster och anställda den registrerar och vad den gör med uppgifterna. För dessa register är skolan personuppgiftsansvarig och Viveli dess personuppgiftsbiträde: vi hanterar uppgifterna endast enligt skolans dokumenterade instruktioner, enligt vårt Personuppgiftsbiträdesavtal, och aldrig för egna ändamål.

Om du är kund hos en skola, eller arbetar för en, gäller skolans egen integritetsinformation för dig, och förfrågningar om dina uppgifter bör gå till skolan först. Vi hjälper skolan att besvara dem.

Viveli ansvarar för sina egna relationer. Vi är personuppgiftsansvariga för uppgifter om de personer som registrerar sig för och använder Snowdesk för en skolas räkning (deras konto, vårt avtal, fakturering och support), för de säkerhetsloggar som skyddar tjänsten och för uppgifter från våra webbplatser.

3. Vad Snowdesk lagrar för en skolas räkning

· Kunder och deras sällskap: namn, kontaktuppgifter, språk, de personer de bokar för (till exempel sina barn eller gäster), ålder, färdighetsnivå, önskemål och preferenser för lektionerna, bokningar, lektioner de deltagit i, betalningar, kvitton, samt anteckningar och meddelanden som utväxlas med skolan.

· Säkerhetsanteckningar: en skola kan registrera uppgifter om en persons hälsa eller behov som har betydelse för säkerheten under en lektion — en allergi eller ett tillstånd, till exempel. Detta är känsliga personuppgifter. Snowdesk lagrar dem krypterade och visar dem endast för den personal som behöver dem. En skola bör registrera endast det som är nödvändigt, med samtycke från personen eller, för ett barn, från en förälder eller vårdnadshavare.

· Personal och instruktörer: namn, kontaktuppgifter, roll och behörigheter, kvalifikationer och certifikat, språk och discipliner, tillgänglighet och ledighet, lektioner som hållits och incheckningar, utbildningsregister, lönesatser, lönebesked och lönesiffror.

· Användningsregister: vem som gjorde vad i appen och när (en granskningslogg), inloggningsförsök och tekniska uppgifter som IP-adress och webbläsartyp.

4. Vad Viveli lagrar som personuppgiftsansvarig

· Skolkonton: namn, e-postadress, telefonnummer och roll för de personer som skapar och sköter en skolas konto; vårt avtal, fakturor och betalningar; vår korrespondens.

· Support: det du berättar för oss när du ber om hjälp. För att lösa ett problem kan vi behöva titta i en skolas register. Det gör vi endast i den mån det behövs, på skolans begäran eller för att hålla tjänsten säker.

· Säkerhet och drift: inloggningsförsök, felrapporter och tjänsteloggar.

· Förfrågningar: det du skickar oss när du skriver till oss innan du blir kund.

5. Varför vi använder dem, och på vilken grund

Vi använder personuppgifter för att tillhandahålla Snowdesk och de tjänster en skola har tecknat; för att hålla tjänsten säker, förhindra missbruk och utreda incidenter; för att ge våra kunder support; för att fakturera för tjänsten; och för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter.

Enligt FADP behandlar vi personuppgifter lagligt, i god tro och proportionerligt, endast för ändamål som är igenkännbara för de berörda, och vi håller dem korrekta. Där GDPR gäller är våra rättsliga grunder: fullgörande av ett avtal (art. 6.1 b) för att tillhandahålla och fakturera tjänsten; vårt berättigade intresse (art. 6.1 f) av en säker och tillförlitlig tjänst och av att förbättra den; en rättslig förpliktelse (art. 6.1 c) för räkenskapsmaterial; och samtycke (art. 6.1 a och art. 9.2 a) där en skola grundar sig på det, till exempel för säkerhetsanteckningar om hälsa.

Vi säljer inte personuppgifter, använder dem inte för reklam och bygger inga marknadsföringsprofiler.

6. Automatisk tilldelning av instruktörer

Snowdesk kan tilldela instruktörer till lektioner automatiskt, enligt regler som skolan sätter — kvalifikationer, språk, tillgänglighet och prioriteringar, till exempel. Skolan bestämmer om detta ska användas. Varje tilldelning kan granskas och ändras av skolans chefer, och en instruktör kan be skolan att en person granskar en tilldelning och kan framföra sin synpunkt. Snowdesk fattar inga automatiserade beslut med rättsverkan för en skolas kunder.

7. Vem som tar emot uppgifterna

· Inom skolan: personalen ser det som deras roll och behörigheter tillåter; instruktörer ser de lektioner de håller och kunderna i dem.

· Kunder: får sina egna bekräftelser, kvitton och meddelanden från skolan.

· Våra tjänsteleverantörer (underbiträden), var och en avtalsbunden att skydda uppgifterna och använda dem endast för oss: Supabase Inc. (databasdrift, Frankfurt, Tyskland); Railway Corporation, USA (applikationsservrar och cache); Vercel Inc., USA (drift och leverans av webbappen, världsomspännande nätverk); Functional Software Inc. ”Sentry”, USA (felövervakning, uppgifter lagrade i Tyskland).

· När en skola slår på dem: en e-postleveranstjänst, Twilio Inc., USA (sms), Cloudflare Inc. (dokumentlagring, inom sin EU-jurisdiktion) och Stripe (kortbetalningar — Stripe är självständigt personuppgiftsansvarig för kortuppgifter). Vi meddelar skolorna innan vi lägger till eller byter ett underbiträde, så som personuppgiftsbiträdesavtalet anger; den aktuella listan finns att få från info@viveli.ch.

· Myndigheter och domstolar: endast där lagen ålägger oss det.

8. Uppgifter utanför Schweiz

Snowdesks databas finns i Europeiska unionen (Frankfurt, Tyskland), som Schweiz erkänner som ett område med adekvat skydd. Några av leverantörerna ovan finns i, eller kan ge sin personal åtkomst från, andra länder, särskilt USA. Där personuppgifter går till ett land utan adekvat skydd förlitar vi oss på de skyddsåtgärder som FADP och GDPR erkänner: leverantörens certifiering enligt Swiss-US eller EU-US Data Privacy Framework, eller de standardavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen och erkänns av den schweiziska federala dataskyddsmyndigheten (FDPIC), med de anpassningar schweizisk rätt kräver.

9. Hur länge vi sparar dem

· Räkenskapsmaterial — bokningar, betalningar, kvitton, fakturor och löner — sparas i tio år, som schweizisk rätt kräver (art. 958f i obligationsrätten), även om en person begär att bli raderad; resten av personens uppgifter raderas eller anonymiseras då.

· Andra register som en skola för finns kvar så länge skolan använder Snowdesk och behöver dem, och raderas på dess instruktion. När en skola slutar kan den exportera sina uppgifter i 30 dagar; därefter raderar vi dem inom ytterligare 60 dagar, utom räkenskapsmaterial och säkerhetskopior, som löper ut enligt sitt eget schema.

· Inloggningsförsök sparas i upp till 12 månader, granskningsloggen i upp till 2 år och register över skickade meddelanden i upp till 90 dagar.

· Förfrågningar som inte leder till ett avtal sparas i upp till 24 månader efter vår senaste kontakt.

10. Hur vi skyddar dem

Anslutningar är krypterade (TLS). Känsliga fält är krypterade i databasen, och lösenord lagras endast som saltade hashvärden. Tvåstegsinloggning finns, åtkomst följer rollbaserade behörigheter, varje skolas uppgifter hålls åtskilda från alla andras, och åtgärder registreras i en granskningslogg. Inget system är helt säkert: om ett intrång sannolikt medför hög risk för människor meddelar vi skolan utan onödigt dröjsmål och, där lagen kräver det, FDPIC.

11. Dina rättigheter

Du kan begära en kopia av dina personuppgifter och hur de används, få dem rättade, få dem raderade, invända mot användningen, begränsa den och få dem i ett vanligt elektroniskt format för att ta med dem. Där vi grundar oss på ditt samtycke kan du när som helst återkalla det, utan att det påverkar det som gjorts tidigare.

För uppgifter som en skola har om dig, fråga skolan. För uppgifter som Viveli har, skriv till info@viveli.ch. Vi svarar inom 30 dagar, som regel kostnadsfritt, och kan be dig bekräfta din identitet först. Vissa förfrågningar har rättsliga gränser — räkenskapsmaterial måste till exempel sparas.

Du kan också klaga hos den schweiziska federala dataskyddsmyndigheten (FDPIC), Feldeggweg 1, 3003 Bern, www.edoeb.admin.ch, eller, där GDPR gäller, hos dataskyddsmyndigheten där du bor eller arbetar.

12. Barn

Skolor undervisar barn, så Snowdesk har uppgifter om barn som deras föräldrar eller vårdnadshavare lämnar till skolan. Snowdesk används av skolor och deras personal, inte av barn, och vi samlar inte medvetet in uppgifter direkt från ett barn.

13. Kakor och lagring i din webbläsare

Snowdesk sätter endast de kakor den behöver för att fungera: at håller dig inloggad 15 minuter i taget, rt behåller din session i upp till 7 dagar om du inte loggar ut, och csrf_token skyddar dig mot förfalskade förfrågningar. Demon sätter demo_pov för att komma ihåg vilket demokonto du tittar på. Webbläsarens lokala lagring sparar dina inställningar, som språk, layout och tema. Det finns inga kakor för analys, reklam eller spårning.

14. Ändringar i denna policy

Vi kan uppdatera denna policy när Snowdesk eller lagen ändras. Datumet högst upp visar den gällande versionen. Vi meddelar skolorna om väsentliga ändringar via e-post minst 30 dagar innan de träder i kraft.

15. Kontakt

Frågor och förfrågningar om dataskydd: info@viveli.ch