Personuppgiftsbiträdesavtal

1. Parter och syfte

Detta avtal ingås mellan den skola eller verksamhet som använder Snowdesk (”Kunden”, personuppgiftsansvarig) och Viveli (”Viveli”, personuppgiftsbiträde). Det ingår i Användarvillkoren och reglerar Vivelis behandling av personuppgifter för Kundens räkning, i enlighet med art. 9 i den schweiziska federala dataskyddslagen (FADP) och, där den gäller, art. 28 i EU:s dataskyddsförordning (GDPR). Det träder i kraft när Kunden godtar användarvillkoren och gäller så länge Viveli behandlar personuppgifter för Kunden.

2. Vad som behandlas

· Föremål och ändamål: att tillhandahålla Snowdesk — lagra, ordna, visa, skicka och analysera Kundens register så att Kunden kan sköta bokningar, lektioner, personal, betalningar och löner — tillsammans med support och säkerhet.

· Berörda personer: Kundens kunder och personerna i deras sällskap (inklusive barn), Kundens potentiella kunder, personal och instruktörer, samt kontaktpersonerna hos Kundens samarbetspartner.

· Typer av uppgifter: identitets- och kontaktuppgifter; register över bokningar, lektioner och närvaro; nivåer, preferenser och anteckningar; betalnings- och faktureringsregister; personalregister — kvalifikationer, tillgänglighet, ledighet, utbildning, lönesatser och löner; användningsregister och tekniska uppgifter.

· Känsliga uppgifter: säkerhetsanteckningar som kan avslöja hälsouppgifter, där Kunden väljer att registrera dem.

3. Instruktioner

Viveli behandlar personuppgifterna endast enligt Kundens dokumenterade instruktioner, som ges genom dessa villkor och genom Kundens användning och inställningar av Snowdesk, om inte lagen kräver annat — i så fall informerar Viveli Kunden först, om inte lagen förbjuder det. Viveli meddelar Kunden utan dröjsmål om Viveli anser att en instruktion strider mot dataskyddslagstiftningen.

4. Sekretess

Viveli säkerställer att alla som har behörighet att behandla personuppgifterna är bundna av sekretess och har åtkomst endast i den mån deras arbete kräver.

5. Säkerhet

Viveli upprätthåller lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder, som beskrivs i punkt 13, och anpassar dem till den tekniska utvecklingen och riskerna. Viveli får ändra dem så länge skyddsnivån inte sänks.

6. Underbiträden

Kunden ger Viveli tillstånd att anlita underbiträden. De nuvarande anges i punkt 14. Viveli meddelar Kunden via e-post minst 30 dagar innan ett underbiträde läggs till eller byts ut; Kunden kan inom den tiden invända av skäliga dataskyddsskäl och, om ingen lösning hittas, säga upp den berörda tjänsten med verkan från ändringen. Viveli ålägger varje underbiträde skyldigheter som skyddar uppgifterna minst lika väl som detta avtal och ansvarar fortsatt gentemot Kunden för deras fullgörande.

7. Överföring till utlandet

Viveli överför personuppgifter till ett land utan adekvat skydd endast med de skyddsåtgärder som FADP och GDPR erkänner — särskilt de standardavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen och erkänns av FDPIC, eller en certifiering enligt Swiss-US eller EU-US Data Privacy Framework.

8. Hjälp till Kunden

Med hänsyn till behandlingens art hjälper Viveli Kunden att besvara förfrågningar från de berörda — tillgång, rättelse, radering, begränsning, invändning, dataportabilitet — till stor del genom de export- och raderingsfunktioner som finns i Snowdesk, och vidarebefordrar utan dröjsmål varje sådan förfrågan som Viveli tar emot direkt. Viveli hjälper också Kunden, med den information Viveli har tillgång till, med konsekvensbedömningar avseende dataskydd, samråd med myndigheter och Kundens säkerhetsskyldigheter.

9. Personuppgiftsincidenter

Viveli meddelar Kunden utan onödigt dröjsmål, och senast inom 48 timmar efter att ha fått kännedom om den, om en säkerhetsincident som påverkar Kundens personuppgifter. Meddelandet beskriver, så långt det är känt, vad som hänt, de uppgifter och personer som berörs, de sannolika följderna och de åtgärder som vidtagits eller föreslås. Viveli hjälper Kunden att anmäla till myndigheterna och informera de berörda där lagen kräver det.

10. När behandlingen upphör

När avtalet upphör kan Kunden exportera sina uppgifter i 30 dagar. Viveli raderar därefter personuppgifterna inom ytterligare 60 dagar och bekräftar raderingen på begäran, om inte lagen kräver att uppgifterna sparas. Säkerhetskopior skrivs över i sin vanliga cykel och skyddas av detta avtal fram till dess.

11. Granskningar

Viveli gör den information som behövs för att visa att Viveli uppfyller detta avtal tillgänglig för Kunden. Kunden, eller en granskare med tystnadsplikt, får granska efterlevnaden en gång per år, eller efter en incident, med 30 dagars skriftligt varsel, under kontorstid och utan att störa tjänsten eller andra kunders uppgifter. Varje part står för sina egna kostnader.

12. Ansvar och företräde

Ansvar enligt detta avtal följer Användarvillkoren, utom där lagen inte tillåter att det begränsas. Där detta avtal och användarvillkoren skiljer sig åt i fråga om dataskydd har detta avtal företräde. Det regleras av samma lag och domstol som användarvillkoren.

13. Tekniska och organisatoriska åtgärder

· Åtkomst: individuella konton; lösenord lagrade endast som saltade hashvärden; tvåstegsinloggning tillgänglig; begränsade inloggningsförsök; sessioner som löper ut; rollbaserade behörigheter som Kunden sätter.

· Åtskillnad: varje post är knuten till en skola, och varje sökning är begränsad till skolan för den som frågar.

· Kryptering: krypterade anslutningar (TLS) överallt; känsliga fält krypterade i databasen; lagring krypterad i vila hos driftleverantören.

· Integritet och register: en granskningslogg över väsentliga åtgärder; skydd mot förfalskade förfrågningar; kontroll av vad som får läggas in.

· Tillgänglighet: hanterad drift med regelbundna säkerhetskopior; övervakning och felrapporter.

· Organisation: åtkomst till produktionssystem endast för dem som behöver det; sekretessåtaganden; översyn av dessa åtgärder när tjänsten eller riskerna förändras.

14. Underbiträden

· Supabase Inc. — databasdrift — Frankfurt, Tyskland (EU).

· Railway Corporation, USA — applikationsservrar och cache.

· Vercel Inc., USA — drift och leverans av webbapplikationen.

· Functional Software Inc. ”Sentry”, USA — felövervakning — uppgifter lagrade i Tyskland (EU).

· Endast när Kunden slår på funktionen: en e-postleveranstjänst; Twilio Inc., USA (sms); Cloudflare Inc. (dokumentlagring, EU-jurisdiktion). Kortbetalningar går via Stripe, som är självständigt personuppgiftsansvarig enligt sina egna villkor.