Personvernerklæring

1. Hvem vi er og hva denne erklæringen omfatter

Viveli («Viveli», «vi», «oss») lager Snowdesk, programvaren ski- og snøsportskoler bruker til å drive bookinger, timer, instruktører, betalinger og lønn. Våre selskapsopplysninger — selskapsform, forretningsadresse og organisasjonsnummer — står i vår juridiske informasjon. For alt som gjelder personopplysninger, skriv til info@viveli.ch.

Denne erklæringen forklarer hvordan personopplysninger behandles i Snowdesk — personalappen på snowdesk.viveli.ch (også tilgjengelig på app.viveli.ch), bookingsidene skolene driver med den, e-postene og meldingene den sender, og serverne bak dem — og hva Viveli selv gjør med opplysninger om menneskene vi har med å gjøre.

Den er skrevet for å oppfylle den sveitsiske personvernloven (FADP) og, der den gjelder, EUs personvernforordning (GDPR). Vårt firmanettsted viveli.ch har sin egen korte erklæring, på den juridiske siden.

2. To roller: skolens registre og våre egne

En skole er ansvarlig for registrene den fører i Snowdesk. Skolen bestemmer hvilke kunder, barn, gjester og ansatte den registrerer og hva den gjør med opplysningene. For disse registrene er skolen behandlingsansvarlig og Viveli dens databehandler: vi behandler opplysningene bare etter skolens dokumenterte instrukser, under vår Databehandleravtale, og aldri for egne formål.

Er du kunde hos en skole, eller arbeider for en, gjelder skolens egen personvernerklæring for deg, og henvendelser om opplysningene dine bør gå til skolen først. Vi hjelper skolen med å svare.

Viveli er ansvarlig for sine egne forhold. Vi er behandlingsansvarlig for opplysninger om dem som registrerer seg for og bruker Snowdesk på vegne av en skole (deres konto, vår avtale, fakturering og support), for sikkerhetsloggene som beskytter tjenesten, og for opplysninger fra våre nettsteder.

3. Hva Snowdesk lagrer på vegne av en skole

· Kunder og deres følge: navn, kontaktopplysninger, språk, personene de booker for (for eksempel barna eller gjestene sine), alder, ferdighetsnivå, ønsker og preferanser for timene, bookinger, timer de har deltatt på, betalinger, kvitteringer, og notatene og meldingene som utveksles med skolen.

· Sikkerhetsnotater: en skole kan registrere opplysninger om en persons helse eller behov som har betydning for sikkerheten i en time — en allergi eller en tilstand, for eksempel. Dette er sensitive personopplysninger. Snowdesk lagrer dem kryptert og viser dem bare til de ansatte som trenger dem. En skole bør bare registrere det som er nødvendig, med samtykke fra personen eller, for et barn, fra en forelder eller verge.

· Ansatte og instruktører: navn, kontaktopplysninger, rolle og tilganger, kvalifikasjoner og sertifikater, språk og disipliner, tilgjengelighet og fravær, timer de har undervist og innsjekkinger, opplæringsregistre, lønnssatser, lønnsslipper og lønnstall.

· Bruksregistre: hvem som gjorde hva i appen og når (en revisjonslogg), innloggingsforsøk, og tekniske data som IP-adresse og nettlesertype.

4. Hva Viveli lagrer som behandlingsansvarlig

· Skolekontoer: navn, e-postadresse, telefonnummer og rolle for dem som oppretter og driver en skoles konto; vår avtale, fakturaer og betalinger; vår korrespondanse.

· Support: det du forteller oss når du ber om hjelp. For å løse et problem kan vi måtte se på en skoles registre. Det gjør vi bare så langt det trengs, etter skolens ønske eller for å holde tjenesten sikker.

· Sikkerhet og drift: innloggingsforsøk, feilrapporter og tjenestelogger.

· Henvendelser: det du sender oss når du skriver til oss før du blir kunde.

5. Hvorfor vi bruker dem, og på hvilket grunnlag

Vi bruker personopplysninger til å levere Snowdesk og tjenestene en skole har tegnet; til å holde tjenesten sikker, hindre misbruk og undersøke hendelser; til å gi kundene våre support; til å fakturere for tjenesten; og til å oppfylle våre rettslige forpliktelser.

Etter FADP behandler vi personopplysninger lovlig, i god tro og forholdsmessig, bare for formål som er gjenkjennelige for dem det gjelder, og vi holder dem riktige. Der GDPR gjelder, er våre rettslige grunnlag: oppfyllelse av en avtale (art. 6 nr. 1 bokstav b) for å levere og fakturere tjenesten; vår berettigede interesse (art. 6 nr. 1 bokstav f) i en sikker og pålitelig tjeneste og i å forbedre den; en rettslig forpliktelse (art. 6 nr. 1 bokstav c) for regnskapsmateriale; og samtykke (art. 6 nr. 1 bokstav a og art. 9 nr. 2 bokstav a) der en skole bygger på det, for eksempel for sikkerhetsnotater om helse.

Vi selger ikke personopplysninger, bruker dem ikke til reklame og lager ikke markedsføringsprofiler.

6. Automatisk tildeling av instruktører

Snowdesk kan tildele instruktører til timer automatisk, etter regler skolen setter — kvalifikasjoner, språk, tilgjengelighet og prioriteringer, for eksempel. Skolen bestemmer om dette skal brukes. Hver tildeling kan gjennomgås og endres av skolens ledere, og en instruktør kan be skolen om at en person gjennomgår en tildeling og kan gi uttrykk for sitt syn. Snowdesk treffer ingen automatisert avgjørelse med rettsvirkning for en skoles kunder.

7. Hvem som mottar opplysningene

· Innad i skolen: ansatte ser det deres rolle og tilganger tillater; instruktører ser timene de underviser og kundene i dem.

· Kunder: mottar sine egne bekreftelser, kvitteringer og meldinger fra skolen.

· Våre tjenesteleverandører (underdatabehandlere), hver avtalebundet til å beskytte opplysningene og bruke dem bare for oss: Supabase Inc. (databasehosting, Frankfurt, Tyskland); Railway Corporation, USA (applikasjonsservere og hurtigbuffer); Vercel Inc., USA (hosting og levering av nettappen, verdensomspennende nettverk); Functional Software Inc. «Sentry», USA (feilovervåking, data lagret i Tyskland).

· Når en skole slår dem på: en e-postleveringstjeneste, Twilio Inc., USA (tekstmeldinger), Cloudflare Inc. (dokumentlagring, i sin EU-jurisdiksjon) og Stripe (kortbetalinger — Stripe er selv behandlingsansvarlig for kortdata). Vi varsler skolene før vi legger til eller bytter en underdatabehandler, slik databehandleravtalen fastsetter; den gjeldende listen fås fra info@viveli.ch.

· Myndigheter og domstoler: bare der loven pålegger oss det.

8. Opplysninger utenfor Sveits

Snowdesks database ligger i Den europeiske union (Frankfurt, Tyskland), som Sveits anerkjenner som å gi tilstrekkelig beskyttelse. Noen av leverandørene ovenfor holder til i, eller kan gi sine ansatte tilgang fra, andre land, særlig USA. Der personopplysninger går til et land uten tilstrekkelig beskyttelse, bygger vi på garantiene FADP og GDPR anerkjenner: leverandørens sertifisering under Swiss-US eller EU-US Data Privacy Framework, eller standardavtalebestemmelsene godkjent av Europakommisjonen og anerkjent av den sveitsiske føderale datatilsynsmannen (FDPIC), med de tilpasningene sveitsisk rett krever.

9. Hvor lenge vi oppbevarer dem

· Regnskapsmateriale — bookinger, betalinger, kvitteringer, fakturaer og lønn — oppbevares i ti år, slik sveitsisk rett krever (art. 958f i obligasjonsloven), også om en person ber om å bli slettet; resten av vedkommendes opplysninger slettes eller anonymiseres da.

· Andre registre en skole fører blir værende så lenge skolen bruker Snowdesk og trenger dem, og slettes etter skolens instruks. Når en skole slutter, kan den eksportere opplysningene sine i 30 dager; deretter sletter vi dem innen ytterligere 60 dager, unntatt regnskapsmateriale og sikkerhetskopier, som utløper etter sin egen plan.

· Innloggingsforsøk oppbevares i opptil 12 måneder, revisjonsloggen i opptil 2 år, og registre over sendte meldinger i opptil 90 dager.

· Henvendelser som ikke fører til en avtale, oppbevares i opptil 24 måneder etter vår siste kontakt.

10. Hvordan vi beskytter dem

Forbindelser er kryptert (TLS). Sensitive felt er kryptert i databasen, og passord lagres bare som saltede hasher. Totrinnsinnlogging er tilgjengelig, tilgang følger rollebaserte tillatelser, hver skoles opplysninger holdes atskilt fra alle andres, og handlinger registreres i en revisjonslogg. Ingen system er helt sikkert: hvis et brudd sannsynligvis medfører høy risiko for mennesker, varsler vi skolen uten unødig opphold og, der loven krever det, FDPIC.

11. Dine rettigheter

Du kan be om en kopi av personopplysningene dine og hvordan de brukes, få dem rettet, få dem slettet, protestere mot bruken, begrense den, og motta dem i et vanlig elektronisk format for å ta dem med deg. Der vi bygger på samtykket ditt, kan du trekke det tilbake når som helst, uten at det påvirker det som er gjort før.

For opplysninger en skole har om deg, spør skolen. For opplysninger Viveli har, skriv til info@viveli.ch. Vi svarer innen 30 dager, som regel kostnadsfritt, og kan be deg bekrefte identiteten din først. Noen henvendelser har rettslige grenser — regnskapsmateriale må for eksempel oppbevares.

Du kan også klage til den sveitsiske føderale datatilsynsmannen (FDPIC), Feldeggweg 1, 3003 Bern, www.edoeb.admin.ch, eller, der GDPR gjelder, til datatilsynet der du bor eller arbeider.

12. Barn

Skoler underviser barn, så Snowdesk har opplysninger om barn som foreldrene eller vergene gir skolen. Snowdesk brukes av skoler og deres ansatte, ikke av barn, og vi samler ikke bevisst inn opplysninger direkte fra et barn.

13. Informasjonskapsler og lagring i nettleseren

Snowdesk setter bare informasjonskapslene den trenger for å fungere: at holder deg innlogget 15 minutter om gangen, rt holder økten din i opptil 7 dager med mindre du logger ut, og csrf_token beskytter deg mot forfalskede forespørsler. Demoen setter demo_pov for å huske hvilken demokonto du ser på. Nettleserens lokale lagring tar vare på innstillingene dine, som språk, oppsett og tema. Det finnes ingen informasjonskapsler for analyse, reklame eller sporing.

14. Endringer i denne erklæringen

Vi kan oppdatere denne erklæringen når Snowdesk eller loven endres. Datoen øverst viser gjeldende versjon. Vi varsler skolene om vesentlige endringer på e-post minst 30 dager før de trer i kraft.

15. Kontakt

Spørsmål og henvendelser om personvern: info@viveli.ch