Databehandleravtale

1. Parter og formål

Denne avtalen er inngått mellom skolen eller virksomheten som bruker Snowdesk («Kunden», behandlingsansvarlig) og Viveli («Viveli», databehandler). Den er en del av Bruksvilkårene og regulerer Vivelis behandling av personopplysninger på Kundens vegne, i samsvar med art. 9 i den sveitsiske personvernloven (FADP) og, der den gjelder, art. 28 i EUs personvernforordning (GDPR). Den trer i kraft når Kunden godtar bruksvilkårene og gjelder så lenge Viveli behandler personopplysninger for Kunden.

2. Hva som behandles

· Gjenstand og formål: å levere Snowdesk — lagre, ordne, vise, sende og analysere Kundens registre slik at Kunden kan drive bookinger, timer, ansatte, betalinger og lønn — sammen med support og sikkerhet.

· Berørte personer: Kundens kunder og personene i deres følge (herunder barn), Kundens potensielle kunder, ansatte og instruktører, og kontaktpersonene hos Kundens samarbeidspartnere.

· Typer opplysninger: identitets- og kontaktopplysninger; registre over bookinger, timer og oppmøte; nivåer, preferanser og notater; betalings- og faktureringsregistre; personalregistre — kvalifikasjoner, tilgjengelighet, fravær, opplæring, lønnssatser og lønn; bruksregistre og tekniske data.

· Sensitive opplysninger: sikkerhetsnotater som kan avsløre helseopplysninger, der Kunden velger å registrere dem.

3. Instrukser

Viveli behandler personopplysningene bare etter Kundens dokumenterte instrukser, som gis gjennom disse vilkårene og gjennom Kundens bruk og innstillinger av Snowdesk, med mindre loven krever noe annet — i så fall varsler Viveli Kunden først, med mindre loven forbyr det. Viveli varsler Kunden uten opphold hvis Viveli mener at en instruks bryter personvernlovgivningen.

4. Taushetsplikt

Viveli sørger for at alle som har fullmakt til å behandle personopplysningene, er bundet av taushetsplikt og bare har tilgang så langt arbeidet deres krever.

5. Sikkerhet

Viveli opprettholder egnede tekniske og organisatoriske tiltak, beskrevet i punkt 13, og tilpasser dem til den tekniske utviklingen og risikoene. Viveli kan endre dem så lenge beskyttelsesnivået ikke reduseres.

6. Underdatabehandlere

Kunden gir Viveli tillatelse til å bruke underdatabehandlere. De gjeldende er oppført i punkt 14. Viveli varsler Kunden på e-post minst 30 dager før en underdatabehandler legges til eller byttes; Kunden kan innen den fristen protestere av rimelige personverngrunner og, hvis ingen løsning finnes, si opp den berørte tjenesten med virkning fra endringen. Viveli pålegger hver underdatabehandler forpliktelser som beskytter opplysningene minst like godt som denne avtalen, og er fortsatt ansvarlig overfor Kunden for deres oppfyllelse.

7. Overføring til utlandet

Viveli overfører personopplysninger til et land uten tilstrekkelig beskyttelse bare med garantiene FADP og GDPR anerkjenner — særlig standardavtalebestemmelsene godkjent av Europakommisjonen og anerkjent av FDPIC, eller en sertifisering under Swiss-US eller EU-US Data Privacy Framework.

8. Bistand til Kunden

Med tanke på behandlingens art bistår Viveli Kunden med å svare på henvendelser fra de berørte — innsyn, retting, sletting, begrensning, protest, dataportabilitet — i stor grad gjennom eksport- og slettefunksjonene i Snowdesk, og videresender uten opphold enhver slik henvendelse Viveli mottar direkte. Viveli bistår også Kunden, med informasjonen Viveli har tilgang til, med vurderinger av personvernkonsekvenser, konsultasjoner med myndigheter og Kundens sikkerhetsforpliktelser.

9. Brudd på personopplysningssikkerheten

Viveli varsler Kunden uten unødig opphold, og senest innen 48 timer etter å ha blitt kjent med det, om et sikkerhetsbrudd som berører Kundens personopplysninger. Varselet beskriver, så langt det er kjent, hva som skjedde, opplysningene og personene det gjelder, de sannsynlige konsekvensene og tiltakene som er truffet eller foreslått. Viveli bistår Kunden med å varsle myndighetene og de berørte der loven krever det.

10. Når behandlingen opphører

Når avtalen opphører, kan Kunden eksportere dataene sine i 30 dager. Viveli sletter deretter personopplysningene innen ytterligere 60 dager og bekrefter slettingen på forespørsel, med mindre loven krever at opplysningene oppbevares. Sikkerhetskopier overskrives i sin vanlige syklus og er beskyttet av denne avtalen frem til da.

11. Revisjoner

Viveli gjør informasjonen som trengs for å vise at Viveli oppfyller denne avtalen, tilgjengelig for Kunden. Kunden, eller en revisor med taushetsplikt, kan revidere etterlevelsen én gang i året, eller etter et brudd, med 30 dagers skriftlig varsel, i arbeidstiden og uten å forstyrre tjenesten eller andre kunders data. Hver part bærer sine egne kostnader.

12. Ansvar og rangorden

Ansvar etter denne avtalen følger Bruksvilkårene, unntatt der loven ikke tillater at det begrenses. Der denne avtalen og bruksvilkårene avviker når det gjelder personvern, går denne avtalen foran. Den reguleres av samme lov og verneting som bruksvilkårene.

13. Tekniske og organisatoriske tiltak

· Tilgang: individuelle kontoer; passord lagret bare som saltede hasher; totrinnsinnlogging tilgjengelig; begrensede innloggingsforsøk; økter som utløper; rollebaserte tillatelser satt av Kunden.

· Atskillelse: hver post er knyttet til én skole, og hver spørring er begrenset til skolen til den som spør.

· Kryptering: krypterte forbindelser (TLS) overalt; sensitive felt kryptert i databasen; lagring kryptert i hvile hos vertsleverandøren.

· Integritet og registre: en revisjonslogg over vesentlige handlinger; beskyttelse mot forfalskede forespørsler; kontroll av hva som kan legges inn.

· Tilgjengelighet: administrert hosting med jevnlige sikkerhetskopier; overvåking og feilrapporter.

· Organisering: tilgang til produksjonssystemer bare for dem som trenger det; taushetsforpliktelser; gjennomgang av disse tiltakene når tjenesten eller risikoene endres.

14. Underdatabehandlere

· Supabase Inc. — databasehosting — Frankfurt, Tyskland (EU).

· Railway Corporation, USA — applikasjonsservere og hurtigbuffer.

· Vercel Inc., USA — hosting og levering av nettapplikasjonen.

· Functional Software Inc. «Sentry», USA — feilovervåking — data lagret i Tyskland (EU).

· Bare når Kunden slår funksjonen på: en e-postleveringstjeneste; Twilio Inc., USA (tekstmeldinger); Cloudflare Inc. (dokumentlagring, EU-jurisdiksjon). Kortbetalinger går gjennom Stripe, som er selvstendig behandlingsansvarlig på egne vilkår.