Accordo sul trattamento dei dati

1. Parti e oggetto

Il presente accordo è concluso tra la scuola o l’impresa che usa Snowdesk (il «Cliente», titolare del trattamento) e Viveli («Viveli», responsabile del trattamento). È parte delle condizioni d’uso e disciplina il trattamento di dati personali da parte di Viveli per conto del Cliente, secondo l’art. 9 della legge federale sulla protezione dei dati (LPD) e, ove applicabile, l’art. 28 del regolamento generale dell’UE sulla protezione dei dati (RGPD). Entra in vigore con l’accettazione delle condizioni d’uso e dura finché Viveli tratta dati personali per il Cliente.

2. Cosa viene trattato

· Oggetto e finalità: fornire Snowdesk — registrare, organizzare, visualizzare, trasmettere e analizzare i dati del Cliente affinché possa gestire prenotazioni, lezioni, personale, pagamenti e salari — nonché assistenza e sicurezza.

· Persone interessate: i clienti del Cliente e i loro accompagnatori (compresi minori), i clienti potenziali, il suo personale e i suoi maestri, e le persone di contatto dei suoi partner.

· Categorie di dati: identità e recapiti; prenotazioni, lezioni e presenze; livelli, preferenze e note; pagamenti e fatturazione; dati del personale — qualifiche, disponibilità, assenze, formazione, tariffe e paga; tracce d’uso e dati tecnici.

· Dati degni di particolare protezione: note di sicurezza che possono rivelare informazioni sulla salute, se il Cliente sceglie di registrarle.

3. Istruzioni

Viveli tratta i dati personali solo secondo le istruzioni documentate del Cliente, date dal presente accordo e dall’uso e dalle impostazioni di Snowdesk da parte del Cliente, salvo diverso obbligo di legge — nel qual caso Viveli ne informa prima il Cliente, a meno che la legge lo vieti. Viveli informa senza indugio il Cliente se ritiene che un’istruzione violi il diritto sulla protezione dei dati.

4. Riservatezza

Viveli garantisce che chiunque sia autorizzato a trattare i dati personali sia vincolato alla riservatezza e vi abbia accesso solo nella misura richiesta dal proprio compito.

5. Sicurezza

Viveli adotta misure tecniche e organizzative adeguate, descritte alla sezione 13, e le adegua allo stato della tecnica e ai rischi. Può modificarle purché il livello di protezione non diminuisca.

6. Sub-responsabili

Il Cliente autorizza Viveli a ricorrere a sub-responsabili. Quelli attuali sono elencati alla sezione 14. Viveli informa il Cliente per e-mail almeno 30 giorni prima di aggiungerne o sostituirne uno; entro tale termine il Cliente può opporsi per ragionevoli motivi di protezione dei dati e, in mancanza di una soluzione, disdire il servizio interessato con effetto dal cambiamento. Viveli impone a ogni sub-responsabile obblighi che proteggono i dati almeno quanto il presente accordo e resta responsabile verso il Cliente del loro adempimento.

7. Comunicazione all’estero

Viveli comunica dati personali a un Paese senza protezione adeguata solo con le garanzie riconosciute dalla LPD e dal RGPD — in particolare le clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea e riconosciute dall’IFPDT, o una certificazione nell’ambito dello Swiss-US o dell’EU-US Data Privacy Framework.

8. Assistenza al Cliente

Tenuto conto della natura del trattamento, Viveli assiste il Cliente nel rispondere alle richieste delle persone interessate — accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità — in gran parte tramite le funzioni di esportazione e cancellazione di Snowdesk, e gli trasmette senza indugio ogni richiesta di questo tipo ricevuta direttamente. Viveli assiste inoltre il Cliente, con le informazioni di cui dispone, nelle valutazioni d’impatto, nelle consultazioni con le autorità e nei suoi obblighi di sicurezza.

9. Violazioni della sicurezza dei dati

Viveli informa il Cliente senza ingiustificato ritardo, e al più tardi entro 48 ore da quando ne è venuta a conoscenza, di ogni violazione della sicurezza che tocchi i suoi dati personali. La notifica descrive, per quanto noto, cosa è accaduto, i dati e le persone interessati, le conseguenze probabili e le misure adottate o proposte. Viveli sostiene il Cliente nelle notifiche alle autorità e alle persone interessate quando la legge lo richiede.

10. Fine del trattamento

Alla fine del contratto il Cliente può esportare i propri dati per 30 giorni. Viveli cancella poi i dati personali entro ulteriori 60 giorni e conferma la cancellazione su richiesta, salvo obbligo legale di conservazione. Le copie di backup sono sovrascritte nel loro ciclo normale e restano fino ad allora protette dal presente accordo.

11. Verifiche

Viveli mette a disposizione del Cliente le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto del presente accordo. Il Cliente, o un revisore vincolato alla riservatezza, può verificarne il rispetto una volta all’anno, o dopo una violazione, con preavviso scritto di 30 giorni, durante l’orario d’ufficio e senza disturbare il servizio né i dati di altri clienti. Ciascuna parte sostiene i propri costi.

12. Responsabilità e prevalenza

La responsabilità derivante dal presente accordo segue le condizioni d’uso, salvo quando la legge non ne consenta la limitazione. In caso di divergenze in materia di protezione dei dati, il presente accordo prevale sulle condizioni d’uso. È soggetto allo stesso diritto e allo stesso foro.

13. Misure tecniche e organizzative

· Accesso: account personali; password conservate solo come hash con sale; accesso in due passaggi disponibile; tentativi di accesso limitati; sessioni che scadono; autorizzazioni per ruolo definite dal Cliente.

· Separazione: ogni dato appartiene a una sola scuola e ogni interrogazione è limitata alla scuola di chi la esegue.

· Cifratura: connessioni cifrate (TLS) ovunque; campi sensibili cifrati nella banca dati; archiviazione cifrata a riposo dal fornitore di hosting.

· Integrità e tracciabilità: registro di audit delle azioni rilevanti; protezione da richieste falsificate; controlli sui dati inseriti.

· Disponibilità: hosting gestito con backup regolari; monitoraggio e segnalazioni di errore.

· Organizzazione: accesso ai sistemi di produzione solo per chi ne ha bisogno; obblighi di riservatezza; revisione di queste misure quando il servizio o i rischi cambiano.

14. Sub-responsabili

· Supabase Inc. — hosting della banca dati — Francoforte, Germania (UE).

· Railway Corporation, USA — server applicativi e cache.

· Vercel Inc., USA — hosting e distribuzione dell’applicazione web.

· Functional Software Inc. «Sentry», USA — monitoraggio degli errori — dati conservati in Germania (UE).

· Solo quando il Cliente attiva la funzione: un servizio di invio e-mail; Twilio Inc., USA (SMS); Cloudflare Inc. (archiviazione di documenti, giurisdizione UE). I pagamenti con carta passano da Stripe, che agisce come titolare autonomo secondo le proprie condizioni.