Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes et ce que couvre cette politique

Viveli (« Viveli », « nous ») édite Snowdesk, le logiciel que les écoles de ski et de sports de neige utilisent pour gérer leurs réservations, leurs cours, leurs moniteurs, leurs paiements et leurs salaires. Nos données d’entreprise — forme juridique, siège et numéro d’entreprise — figurent dans nos mentions légales. Pour toute question relative aux données personnelles : info@viveli.ch.

Cette politique explique comment les données personnelles sont traitées dans Snowdesk — l’application du personnel sur snowdesk.viveli.ch (également accessible sur app.viveli.ch), les pages de réservation que les écoles exploitent avec elle, les e-mails et messages qu’elle envoie et les serveurs qui la font fonctionner — ainsi que ce que Viveli fait elle-même des données des personnes avec lesquelles elle est en relation.

Elle est rédigée conformément à la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et, lorsqu’il s’applique, au règlement général de l’UE sur la protection des données (RGPD). Notre site viveli.ch dispose de sa propre notice, sur la page légale.

2. Deux rôles : les données de l’école et les nôtres

L’école est responsable des données qu’elle enregistre dans Snowdesk. Elle décide quels clients, enfants, hôtes et collaborateurs elle enregistre et ce qu’elle en fait. Pour ces données, l’école est responsable du traitement et Viveli est son sous-traitant : nous ne les traitons que selon les instructions documentées de l’école, conformément à notre accord de traitement des données, et jamais à nos propres fins.

Si vous êtes client d’une école ou y travaillez, c’est la déclaration de confidentialité de l’école qui s’applique à vous, et vos demandes concernant ces données doivent d’abord lui être adressées. Nous l’aiderons à y répondre.

Viveli est responsable de ses propres relations. Nous sommes responsables du traitement des données des personnes qui s’inscrivent à Snowdesk et l’utilisent pour le compte d’une école (leur compte, notre contrat, la facturation et le support), des journaux de sécurité qui protègent le service et des données issues de nos sites web.

3. Ce que Snowdesk conserve pour le compte d’une école

· Clients et personnes qui les accompagnent : noms, coordonnées, langue, personnes pour lesquelles ils réservent (par exemple leurs enfants ou leurs hôtes), âges, niveaux, demandes et préférences, réservations, cours suivis, paiements, reçus, ainsi que les notes et messages échangés avec l’école.

· Notes de sécurité : une école peut enregistrer une information sur la santé ou les besoins d’une personne importante pour sa sécurité pendant un cours — une allergie ou une affection, par exemple. Il s’agit de données sensibles. Snowdesk les conserve chiffrées et ne les montre qu’aux collaborateurs qui en ont besoin. L’école ne devrait enregistrer que le nécessaire, avec le consentement de la personne ou, pour un enfant, d’un parent ou représentant légal.

· Personnel et moniteurs : noms, coordonnées, fonction et autorisations, qualifications et brevets, langues et disciplines, disponibilités et absences, cours donnés et pointages, formations, taux de rémunération, décomptes et données de paie.

· Traces d’utilisation : qui a fait quoi dans l’application et quand (journal d’audit), tentatives de connexion et données techniques comme l’adresse IP et le type de navigateur.

4. Ce que Viveli conserve en tant que responsable du traitement

· Comptes des écoles : nom, adresse e-mail, téléphone et fonction des personnes qui créent et gèrent le compte d’une école ; notre contrat, nos factures et les paiements ; notre correspondance.

· Support : ce que vous nous communiquez lorsque vous demandez de l’aide. Pour résoudre un problème, nous pouvons devoir consulter les données d’une école ; nous ne le faisons que dans la mesure nécessaire, à la demande de l’école ou pour la sécurité du service.

· Sécurité et exploitation : tentatives de connexion, rapports d’erreurs et journaux du service.

· Demandes : ce que vous nous envoyez lorsque vous nous écrivez avant de devenir client.

5. Pourquoi nous les utilisons, et sur quelle base

Nous utilisons les données personnelles pour fournir Snowdesk et les services auxquels l’école a souscrit ; pour sécuriser le service, prévenir les abus et enquêter sur les incidents ; pour assister nos clients ; pour facturer le service ; et pour respecter nos obligations légales.

Conformément à la LPD, nous traitons les données de manière licite, de bonne foi et proportionnée, uniquement à des fins reconnaissables pour les personnes concernées, et veillons à leur exactitude. Lorsque le RGPD s’applique, nos bases juridiques sont : l’exécution d’un contrat (art. 6, par. 1, let. b) pour fournir et facturer le service ; notre intérêt légitime (art. 6, par. 1, let. f) à un service sûr et fiable et à son amélioration ; une obligation légale (art. 6, par. 1, let. c) pour les documents comptables ; et le consentement (art. 6, par. 1, let. a, et art. 9, par. 2, let. a) lorsque l’école s’y fonde, par exemple pour les notes de sécurité relatives à la santé.

Nous ne vendons pas de données personnelles, ne les utilisons pas à des fins publicitaires et n’établissons pas de profils marketing.

6. Attribution automatique des moniteurs

Snowdesk peut attribuer automatiquement les moniteurs aux cours, selon les règles fixées par l’école — qualifications, langues, disponibilités et priorités, par exemple. L’école décide si elle utilise cette fonction. Chaque attribution peut être revue et modifiée par les responsables de l’école, et un moniteur peut demander qu’une personne réexamine une attribution et faire valoir son point de vue. Snowdesk ne prend aucune décision automatisée ayant un effet juridique sur les clients d’une école.

7. Qui reçoit les données

· Au sein de l’école : les collaborateurs voient ce que leur fonction et leurs autorisations permettent ; les moniteurs voient leurs cours et les clients qui y participent.

· Les clients : reçoivent leurs propres confirmations, reçus et messages de l’école.

· Nos prestataires (sous-traitants), chacun lié par contrat à protéger les données et à ne les utiliser que pour nous : Supabase Inc. (hébergement de la base de données, Francfort, Allemagne) ; Railway Corporation, États-Unis (serveurs applicatifs et cache) ; Vercel Inc., États-Unis (hébergement et diffusion de l’application web, réseau mondial) ; Functional Software Inc. « Sentry », États-Unis (suivi des erreurs, données stockées en Allemagne).

· Lorsque l’école les active : un service d’envoi d’e-mails, Twilio Inc., États-Unis (SMS), Cloudflare Inc. (stockage de documents, dans sa juridiction UE) et Stripe (paiements par carte — Stripe est lui-même responsable du traitement des données de carte). Nous informons les écoles avant d’ajouter ou de remplacer un sous-traitant, comme le prévoit l’accord de traitement des données ; la liste à jour peut être demandée à info@viveli.ch.

· Autorités et tribunaux : uniquement lorsque la loi nous y oblige.

8. Données hors de Suisse

La base de données de Snowdesk se trouve dans l’Union européenne (Francfort, Allemagne), dont la Suisse reconnaît le niveau de protection adéquat. Certains des prestataires ci-dessus sont établis dans d’autres pays, en particulier aux États-Unis, ou peuvent y donner accès à leur personnel. Lorsque des données personnelles sont communiquées à un pays sans protection adéquate, nous nous appuyons sur les garanties reconnues par la LPD et le RGPD : la certification du prestataire au titre du Swiss-US ou de l’EU-US Data Privacy Framework, ou les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne et reconnues par le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), avec les adaptations exigées par le droit suisse.

9. Durée de conservation

· Les documents comptables — réservations, paiements, reçus, factures et paie — sont conservés dix ans, comme l’exige le droit suisse (art. 958f du Code des obligations), même si une personne demande l’effacement ; le reste de son dossier est alors supprimé ou anonymisé.

· Les autres données d’une école sont conservées aussi longtemps que l’école utilise Snowdesk et en a besoin, et sont supprimées sur ses instructions. Lorsqu’une école part, elle peut exporter ses données pendant 30 jours ; nous les supprimons ensuite dans un délai supplémentaire de 60 jours, à l’exception des documents comptables et des copies de sauvegarde, qui expirent selon leur propre cycle.

· Les tentatives de connexion sont conservées 12 mois au plus, le journal d’audit 2 ans au plus et les traces des messages envoyés 90 jours au plus.

· Les demandes qui n’aboutissent pas à un contrat sont conservées 24 mois au plus après notre dernier échange.

10. Comment nous les protégeons

Les connexions sont chiffrées (TLS). Les champs sensibles sont chiffrés dans la base de données et les mots de passe ne sont conservés que sous forme de hachages salés. La connexion en deux étapes est disponible, les accès suivent des autorisations par fonction, les données de chaque école sont séparées de celles des autres et les actions sont consignées dans un journal d’audit. Aucun système n’est parfaitement sûr : si une violation risque d’exposer des personnes à un risque élevé, nous en informons l’école sans retard injustifié et, lorsque la loi l’exige, le PFPDT.

11. Vos droits

Vous pouvez demander une copie de vos données personnelles et des informations sur leur utilisation, les faire rectifier ou effacer, vous opposer à leur traitement, le faire limiter et les recevoir dans un format électronique courant pour les transmettre ailleurs. Lorsque nous nous fondons sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans effet sur les traitements antérieurs.

Pour les données qu’une école détient sur vous, adressez-vous à l’école. Pour les données détenues par Viveli, écrivez à info@viveli.ch. Nous répondons dans les 30 jours, en principe gratuitement, et pouvons d’abord vous demander de confirmer votre identité. Certaines demandes ont des limites légales — les documents comptables, par exemple, doivent être conservés.

Vous pouvez également vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne, www.edoeb.admin.ch, ou, lorsque le RGPD s’applique, à l’autorité de protection des données de votre lieu de résidence ou de travail.

12. Enfants

Les écoles enseignent à des enfants : Snowdesk contient donc des données d’enfants que leurs parents ou représentants légaux communiquent à l’école. Snowdesk est utilisé par les écoles et leur personnel, non par des enfants, et nous ne collectons pas sciemment de données directement auprès d’un enfant.

13. Cookies et stockage dans votre navigateur

Snowdesk ne dépose que les cookies nécessaires à son fonctionnement : at vous garde connecté par tranches de 15 minutes, rt maintient votre session jusqu’à 7 jours si vous ne vous déconnectez pas, et csrf_token vous protège contre les requêtes falsifiées. La démo dépose demo_pov pour retenir le compte de démonstration consulté. Le stockage local de votre navigateur conserve vos préférences, comme la langue, la disposition et le thème. Il n’y a aucun cookie d’analyse, de publicité ou de suivi.

14. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique lorsque Snowdesk ou la loi évoluent. La date en haut de la page indique la version en vigueur. Nous informons les écoles des modifications importantes par e-mail au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur.

15. Contact

Questions et demandes relatives à la protection des données : info@viveli.ch