Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind und wofür diese Erklärung gilt

Viveli („Viveli“, „wir“) entwickelt Snowdesk, die Software, mit der Ski- und Schneesportschulen ihre Buchungen, Unterrichtsstunden, Lehrpersonen, Zahlungen und Löhne führen. Unsere Unternehmensangaben — Rechtsform, Sitz und Unternehmens-Identifikationsnummer — stehen in unserem Impressum. Für alle Fragen zu Personendaten: info@viveli.ch.

Diese Erklärung beschreibt, wie Personendaten in Snowdesk bearbeitet werden — in der App für das Personal unter snowdesk.viveli.ch (auch erreichbar unter app.viveli.ch), auf den Buchungsseiten, die Schulen damit betreiben, in den E-Mails und Nachrichten, die Snowdesk versendet, und auf den Servern dahinter — und was Viveli selbst mit Daten der Personen tut, mit denen wir zu tun haben.

Sie richtet sich nach dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und, soweit anwendbar, nach der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO). Für unsere Website viveli.ch gilt ein eigener kurzer Hinweis auf der Rechtsseite.

2. Zwei Rollen: die Daten der Schule und unsere eigenen

Für die Daten, die eine Schule in Snowdesk führt, ist die Schule verantwortlich. Sie entscheidet, welche Kundinnen und Kunden, Kinder, Gäste und Mitarbeitenden sie erfasst und was sie damit tut. Für diese Daten ist die Schule Verantwortliche und Viveli ihre Auftragsbearbeiterin: Wir bearbeiten sie nur nach den dokumentierten Weisungen der Schule, gemäss unserem Auftragsbearbeitungsvertrag, und nie zu eigenen Zwecken.

Sind Sie Kundin oder Kunde einer Schule oder arbeiten Sie für eine, gilt für Sie die Datenschutzerklärung der Schule; Anfragen zu diesen Daten richten Sie bitte zuerst an die Schule. Wir helfen ihr bei der Beantwortung.

Für ihre eigenen Beziehungen ist Viveli verantwortlich. Wir sind Verantwortliche für Daten der Personen, die sich für Snowdesk anmelden und es im Namen einer Schule nutzen (ihr Konto, unser Vertrag, Rechnungsstellung und Support), für die Sicherheitsprotokolle, die den Dienst schützen, und für Daten aus unseren Websites.

3. Was Snowdesk im Auftrag einer Schule speichert

· Kundinnen und Kunden und ihre Begleitpersonen: Namen, Kontaktangaben, Sprache, die Personen, für die sie buchen (zum Beispiel ihre Kinder oder Gäste), Alter, Können, Wünsche und Vorlieben, Buchungen, besuchte Lektionen, Zahlungen, Quittungen sowie Notizen und Nachrichten mit der Schule.

· Sicherheitshinweise: Eine Schule kann Angaben zur Gesundheit oder zu Bedürfnissen einer Person erfassen, die für deren Sicherheit im Unterricht wichtig sind — etwa eine Allergie oder eine Erkrankung. Das sind besonders schützenswerte Personendaten. Snowdesk speichert sie verschlüsselt und zeigt sie nur den Mitarbeitenden, die sie brauchen. Eine Schule sollte nur das Nötige erfassen, mit Einwilligung der Person oder, bei einem Kind, eines Elternteils oder der gesetzlichen Vertretung.

· Personal und Lehrpersonen: Namen, Kontaktangaben, Funktion und Berechtigungen, Qualifikationen und Ausweise, Sprachen und Disziplinen, Verfügbarkeit und Abwesenheiten, erteilte Lektionen und Check-ins, Ausbildungen, Lohnansätze, Lohnabrechnungen und Lohndaten.

· Nutzungsspuren: wer wann was in der App getan hat (Audit-Protokoll), Anmeldeversuche und technische Daten wie IP-Adresse und Browsertyp.

4. Was Viveli als Verantwortliche speichert

· Konten der Schulen: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Funktion der Personen, die das Konto einer Schule eröffnen und führen; unser Vertrag, unsere Rechnungen und Zahlungen; unsere Korrespondenz.

· Support: was Sie uns mitteilen, wenn Sie Hilfe anfragen. Um ein Problem zu lösen, müssen wir unter Umständen Daten einer Schule einsehen; das tun wir nur soweit nötig, auf Wunsch der Schule oder zur Sicherheit des Dienstes.

· Sicherheit und Betrieb: Anmeldeversuche, Fehlerberichte und Betriebsprotokolle.

· Anfragen: was Sie uns schicken, wenn Sie uns schreiben, bevor Sie Kunde werden.

5. Wozu wir die Daten verwenden und auf welcher Grundlage

Wir verwenden Personendaten, um Snowdesk und die von der Schule gebuchten Leistungen zu erbringen; um den Dienst zu sichern, Missbrauch zu verhindern und Vorfälle zu untersuchen; um unsere Kundschaft zu unterstützen; um den Dienst in Rechnung zu stellen; und um unsere gesetzlichen Pflichten zu erfüllen.

Nach dem DSG bearbeiten wir Personendaten rechtmässig, nach Treu und Glauben und verhältnismässig, nur zu Zwecken, die für die betroffenen Personen erkennbar sind, und achten auf ihre Richtigkeit. Soweit die DSGVO gilt, stützen wir uns auf: die Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b) für die Erbringung und Abrechnung des Dienstes; unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) an einem sicheren, zuverlässigen Dienst und dessen Verbesserung; eine rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) für Geschäftsbücher; und die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a), wo die Schule sich darauf stützt, etwa für gesundheitsbezogene Sicherheitshinweise.

Wir verkaufen keine Personendaten, verwenden sie nicht für Werbung und erstellen keine Marketingprofile.

6. Automatische Zuteilung von Lehrpersonen

Snowdesk kann Lektionen automatisch Lehrpersonen zuteilen, nach Regeln, die die Schule festlegt — etwa Qualifikationen, Sprachen, Verfügbarkeit und Prioritäten. Die Schule entscheidet, ob sie diese Funktion nutzt. Jede Zuteilung kann von den Verantwortlichen der Schule überprüft und geändert werden, und eine Lehrperson kann verlangen, dass ein Mensch eine Zuteilung überprüft, und ihren Standpunkt darlegen. Snowdesk trifft keine automatisierten Entscheidungen mit Rechtswirkung für die Kundschaft einer Schule.

7. Wer die Daten erhält

· Innerhalb der Schule: Mitarbeitende sehen, was ihre Funktion und Berechtigungen erlauben; Lehrpersonen sehen ihre Lektionen und die Personen darin.

· Kundinnen und Kunden: erhalten ihre eigenen Bestätigungen, Quittungen und Nachrichten der Schule.

· Unsere Dienstleister (Unterauftragsbearbeiter), je vertraglich verpflichtet, die Daten zu schützen und nur für uns zu verwenden: Supabase Inc. (Datenbank-Hosting, Frankfurt, Deutschland); Railway Corporation, USA (Anwendungsserver und Cache); Vercel Inc., USA (Hosting und Auslieferung der Web-App, weltweites Netz); Functional Software Inc. „Sentry“, USA (Fehlerüberwachung, Datenspeicherung in Deutschland).

· Wenn eine Schule sie einschaltet: ein E-Mail-Versanddienst, Twilio Inc., USA (SMS), Cloudflare Inc. (Dokumentenablage, in ihrer EU-Jurisdiktion) und Stripe (Kartenzahlungen — Stripe ist für Kartendaten selbst Verantwortliche). Wir informieren die Schulen, bevor wir einen Unterauftragsbearbeiter hinzufügen oder ersetzen, wie es der Auftragsbearbeitungsvertrag vorsieht; die aktuelle Liste ist unter info@viveli.ch erhältlich.

· Behörden und Gerichte: nur soweit uns das Gesetz dazu verpflichtet.

8. Daten ausserhalb der Schweiz

Die Datenbank von Snowdesk liegt in der Europäischen Union (Frankfurt, Deutschland), deren Datenschutz die Schweiz als angemessen anerkennt. Einige der genannten Dienstleister haben ihren Sitz in anderen Ländern, insbesondere in den USA, oder können ihrem Personal von dort Zugriff geben. Werden Personendaten in ein Land ohne angemessenen Schutz bekanntgegeben, stützen wir uns auf die von DSG und DSGVO anerkannten Garantien: die Zertifizierung des Dienstleisters unter dem Swiss-US bzw. EU-US Data Privacy Framework oder die von der Europäischen Kommission genehmigten und vom Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) anerkannten Standardvertragsklauseln, mit den nach Schweizer Recht nötigen Anpassungen.

9. Wie lange wir Daten aufbewahren

· Geschäftsbücher und Buchungsbelege — Buchungen, Zahlungen, Quittungen, Rechnungen und Lohndaten — werden zehn Jahre aufbewahrt, wie es das Schweizer Recht verlangt (Art. 958f des Obligationenrechts), auch wenn eine Person die Löschung verlangt; der übrige Teil ihres Datensatzes wird dann gelöscht oder anonymisiert.

· Übrige Daten einer Schule bleiben so lange gespeichert, wie die Schule Snowdesk nutzt und sie braucht, und werden auf ihre Weisung gelöscht. Verlässt eine Schule Snowdesk, kann sie ihre Daten 30 Tage lang exportieren; danach löschen wir sie innert weiterer 60 Tage, ausser Geschäftsbücher und Sicherungskopien, die nach ihrem eigenen Zyklus ablaufen.

· Anmeldeversuche werden höchstens 12 Monate aufbewahrt, das Audit-Protokoll höchstens 2 Jahre und Aufzeichnungen über versandte Nachrichten höchstens 90 Tage.

· Anfragen, aus denen kein Vertrag entsteht, werden höchstens 24 Monate nach dem letzten Austausch aufbewahrt.

10. Wie wir die Daten schützen

Verbindungen sind verschlüsselt (TLS). Sensible Felder sind in der Datenbank verschlüsselt, Passwörter werden nur als gesalzene Hashwerte gespeichert. Die Anmeldung in zwei Schritten steht zur Verfügung, der Zugriff folgt rollenbasierten Berechtigungen, die Daten jeder Schule sind von denen aller anderen getrennt, und Handlungen werden in einem Audit-Protokoll festgehalten. Kein System ist vollkommen sicher: Führt eine Verletzung der Datensicherheit voraussichtlich zu einem hohen Risiko für Personen, informieren wir die Schule ohne unangemessene Verzögerung und, wo das Gesetz es verlangt, den EDÖB.

11. Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre Personendaten und deren Verwendung verlangen, sie berichtigen oder löschen lassen, der Bearbeitung widersprechen, sie einschränken lassen und die Herausgabe in einem gängigen elektronischen Format verlangen. Beruht eine Bearbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit widerrufen, ohne dass dies die frühere Bearbeitung berührt.

Für Daten, die eine Schule über Sie führt, wenden Sie sich an die Schule. Für Daten bei Viveli schreiben Sie an info@viveli.ch. Wir antworten innert 30 Tagen, in der Regel kostenlos, und können Sie zuerst bitten, Ihre Identität zu bestätigen. Manche Begehren haben gesetzliche Grenzen — Geschäftsbücher etwa müssen aufbewahrt werden.

Sie können sich auch an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, www.edoeb.admin.ch, wenden oder, soweit die DSGVO gilt, an die Datenschutzbehörde Ihres Wohn- oder Arbeitsorts.

12. Kinder

Schulen unterrichten Kinder; Snowdesk enthält daher Daten von Kindern, die ihre Eltern oder gesetzlichen Vertretungen der Schule mitteilen. Snowdesk wird von Schulen und ihrem Personal genutzt, nicht von Kindern, und wir erheben nicht wissentlich Daten direkt bei einem Kind.

13. Cookies und Speicher in Ihrem Browser

Snowdesk setzt nur die Cookies, die es zum Funktionieren braucht: at hält Sie jeweils 15 Minuten angemeldet, rt erhält Ihre Sitzung bis zu 7 Tage, solange Sie sich nicht abmelden, und csrf_token schützt Sie vor gefälschten Anfragen. Die Demo setzt demo_pov, um sich das angesehene Demo-Konto zu merken. Der lokale Speicher Ihres Browsers enthält Ihre Einstellungen wie Sprache, Ansicht und Farbschema. Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies.

14. Änderungen

Wir können diese Erklärung anpassen, wenn sich Snowdesk oder das Recht ändert. Das Datum oben zeigt die geltende Fassung. Über wesentliche Änderungen informieren wir die Schulen mindestens 30 Tage vor ihrem Inkrafttreten per E-Mail.

15. Kontakt

Fragen und Begehren zum Datenschutz: info@viveli.ch