Auftragsbearbeitungsvertrag

1. Parteien und Zweck

Dieser Vertrag gilt zwischen der Schule oder dem Unternehmen, das Snowdesk nutzt (die „Kundin“, Verantwortliche), und Viveli („Viveli“, Auftragsbearbeiterin). Er ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen und regelt die Bearbeitung von Personendaten durch Viveli im Auftrag der Kundin gemäss Art. 9 des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) und, soweit anwendbar, Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO). Er tritt mit der Annahme der Nutzungsbedingungen in Kraft und gilt, solange Viveli Personendaten für die Kundin bearbeitet.

2. Was bearbeitet wird

· Gegenstand und Zweck: Erbringung von Snowdesk — Speichern, Ordnen, Anzeigen, Übermitteln und Auswerten der Daten der Kundin, damit sie Buchungen, Lektionen, Personal, Zahlungen und Löhne führen kann — sowie Support und Sicherheit.

· Betroffene Personen: die Kundschaft der Kundin und deren Begleitpersonen (einschliesslich Kinder), Interessentinnen und Interessenten, ihr Personal und ihre Lehrpersonen sowie Kontaktpersonen ihrer Partner.

· Datenkategorien: Identitäts- und Kontaktangaben; Buchungs-, Lektions- und Anwesenheitsdaten; Können, Vorlieben und Notizen; Zahlungs- und Rechnungsdaten; Personaldaten — Qualifikationen, Verfügbarkeit, Abwesenheiten, Ausbildung, Lohnansätze und Lohn; Nutzungsspuren und technische Daten.

· Besonders schützenswerte Daten: Sicherheitshinweise, die Gesundheitsangaben enthalten können, sofern die Kundin sie erfasst.

3. Weisungen

Viveli bearbeitet die Personendaten nur nach den dokumentierten Weisungen der Kundin, die durch diesen Vertrag sowie durch ihre Nutzung und Einstellungen von Snowdesk erteilt werden, ausser das Gesetz verlangt etwas anderes — in diesem Fall informiert Viveli die Kundin vorher, sofern das Gesetz es nicht verbietet. Viveli teilt der Kundin unverzüglich mit, wenn sie eine Weisung für datenschutzwidrig hält.

4. Vertraulichkeit

Viveli stellt sicher, dass alle zur Bearbeitung der Personendaten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind und nur so weit Zugang haben, wie ihre Aufgabe es erfordert.

5. Datensicherheit

Viveli trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen gemäss Ziffer 13 und passt sie dem Stand der Technik und den Risiken an. Sie darf sie ändern, solange das Schutzniveau nicht sinkt.

6. Unterauftragsbearbeiter

Die Kundin ermächtigt Viveli, Unterauftragsbearbeiter beizuziehen. Die aktuellen sind in Ziffer 14 aufgeführt. Viveli informiert die Kundin mindestens 30 Tage vor dem Beizug oder Ersatz eines Unterauftragsbearbeiters per E-Mail; die Kundin kann innert dieser Frist aus sachlichen datenschutzrechtlichen Gründen widersprechen und, wenn keine Lösung gefunden wird, den betroffenen Dienst auf den Zeitpunkt der Änderung kündigen. Viveli überbindet jedem Unterauftragsbearbeiter Pflichten, die die Daten mindestens so gut schützen wie dieser Vertrag, und bleibt gegenüber der Kundin für deren Erfüllung verantwortlich.

7. Bekanntgabe ins Ausland

Viveli gibt Personendaten nur mit den von DSG und DSGVO anerkannten Garantien in ein Land ohne angemessenen Schutz bekannt — insbesondere den von der Europäischen Kommission genehmigten und vom EDÖB anerkannten Standardvertragsklauseln oder einer Zertifizierung unter dem Swiss-US bzw. EU-US Data Privacy Framework.

8. Unterstützung der Kundin

Unter Berücksichtigung der Art der Bearbeitung unterstützt Viveli die Kundin bei Begehren betroffener Personen — Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Datenherausgabe —, weitgehend über die in Snowdesk eingebauten Export- und Löschfunktionen, und leitet ihr solche Begehren, die sie direkt erhält, unverzüglich weiter. Viveli unterstützt die Kundin zudem mit den ihr verfügbaren Informationen bei Datenschutz-Folgenabschätzungen, Konsultationen der Behörden und ihren Sicherheitspflichten.

9. Verletzungen der Datensicherheit

Viveli meldet der Kundin eine Verletzung der Datensicherheit, die ihre Personendaten betrifft, ohne unangemessene Verzögerung, spätestens innert 48 Stunden nach Kenntnis. Die Meldung beschreibt, soweit bekannt, was geschehen ist, die betroffenen Daten und Personen, die voraussichtlichen Folgen und die getroffenen oder vorgeschlagenen Massnahmen. Viveli unterstützt die Kundin bei Meldungen an Behörden und betroffene Personen, wo das Gesetz es verlangt.

10. Ende der Bearbeitung

Nach Vertragsende kann die Kundin ihre Daten 30 Tage lang exportieren. Viveli löscht die Personendaten danach innert weiterer 60 Tage und bestätigt die Löschung auf Verlangen, sofern sie nicht gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet ist. Sicherungskopien werden in ihrem normalen Zyklus überschrieben und bleiben bis dahin durch diesen Vertrag geschützt.

11. Kontrollen

Viveli stellt der Kundin die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags nötig sind. Die Kundin oder eine zur Vertraulichkeit verpflichtete Prüfstelle kann die Einhaltung einmal jährlich oder nach einer Verletzung mit 30 Tagen schriftlicher Voranmeldung während der Geschäftszeiten prüfen, ohne den Dienst oder Daten anderer Kundschaft zu beeinträchtigen. Jede Partei trägt ihre eigenen Kosten.

12. Haftung und Vorrang

Die Haftung aus diesem Vertrag richtet sich nach den Nutzungsbedingungen, ausser wo das Gesetz eine Beschränkung nicht zulässt. Bei Abweichungen in Datenschutzfragen geht dieser Vertrag den Nutzungsbedingungen vor. Er untersteht demselben Recht und Gerichtsstand wie diese.

13. Technische und organisatorische Massnahmen

· Zugang: persönliche Konten; Passwörter nur als gesalzene Hashwerte gespeichert; Anmeldung in zwei Schritten verfügbar; begrenzte Anmeldeversuche; ablaufende Sitzungen; rollenbasierte Berechtigungen, von der Kundin festgelegt.

· Trennung: jeder Datensatz gehört genau einer Schule, und jede Abfrage ist auf die Schule der anfragenden Person beschränkt.

· Verschlüsselung: verschlüsselte Verbindungen (TLS) überall; sensible Felder in der Datenbank verschlüsselt; Speicher beim Hosting-Anbieter im Ruhezustand verschlüsselt.

· Integrität und Nachvollziehbarkeit: Audit-Protokoll wesentlicher Handlungen; Schutz vor gefälschten Anfragen; Prüfung von Eingaben.

· Verfügbarkeit: verwaltetes Hosting mit regelmässigen Sicherungskopien; Überwachung und Fehlerberichte.

· Organisation: Zugang zu den Produktivsystemen nur für Personen, die ihn brauchen; Vertraulichkeitspflichten; Überprüfung dieser Massnahmen, wenn sich der Dienst oder die Risiken ändern.

14. Unterauftragsbearbeiter

· Supabase Inc. — Datenbank-Hosting — Frankfurt, Deutschland (EU).

· Railway Corporation, USA — Anwendungsserver und Cache.

· Vercel Inc., USA — Hosting und Auslieferung der Web-Anwendung.

· Functional Software Inc. „Sentry“, USA — Fehlerüberwachung — Datenspeicherung in Deutschland (EU).

· Nur wenn die Kundin die Funktion einschaltet: ein E-Mail-Versanddienst; Twilio Inc., USA (SMS); Cloudflare Inc. (Dokumentenablage, EU-Jurisdiktion). Kartenzahlungen laufen über Stripe, das nach eigenen Bedingungen als selbständige Verantwortliche handelt.