Política de privacidad

1. Quiénes somos y qué cubre esta política

Viveli («Viveli», «nosotros») desarrolla Snowdesk, el software con el que las escuelas de esquí y deportes de nieve gestionan sus reservas, clases, monitores, cobros y nóminas. Nuestros datos de empresa — forma jurídica, domicilio social y número de identificación — figuran en nuestro aviso legal. Para cualquier cuestión sobre datos personales: info@viveli.ch.

Esta política explica cómo se tratan los datos personales en Snowdesk — la aplicación para el personal en snowdesk.viveli.ch (también accesible en app.viveli.ch), las páginas de reserva que las escuelas gestionan con ella, los correos y mensajes que envía y los servidores que la sostienen — y qué hace Viveli con los datos de las personas con las que se relaciona.

Está redactada conforme a la Ley Federal suiza de Protección de Datos (LPD) y, cuando sea aplicable, al Reglamento General de Protección de Datos de la UE (RGPD). Nuestro sitio viveli.ch tiene su propio aviso breve, en la página legal.

2. Dos papeles: los datos de la escuela y los nuestros

La escuela es responsable de los datos que registra en Snowdesk. Decide qué clientes, niños, huéspedes y empleados registra y qué hace con ellos. Para esos datos, la escuela es la responsable del tratamiento y Viveli su encargada: los tratamos solo según las instrucciones documentadas de la escuela, conforme a nuestro acuerdo de tratamiento de datos, y nunca para fines propios.

Si es cliente de una escuela o trabaja para ella, se le aplica la política de privacidad de la escuela, y las solicitudes sobre esos datos deben dirigirse primero a la escuela. Le ayudaremos a responderlas.

Viveli es responsable de sus propias relaciones. Somos responsables del tratamiento de los datos de las personas que se registran en Snowdesk y lo usan en nombre de una escuela (su cuenta, nuestro contrato, la facturación y el soporte), de los registros de seguridad que protegen el servicio y de los datos de nuestros sitios web.

3. Qué guarda Snowdesk por cuenta de una escuela

· Clientes y sus acompañantes: nombres, datos de contacto, idioma, las personas para las que reservan (por ejemplo sus hijos o invitados), edades, niveles, peticiones y preferencias, reservas, clases a las que asistieron, pagos, recibos, y las notas y mensajes intercambiados con la escuela.

· Notas de seguridad: una escuela puede registrar información sobre la salud o las necesidades de una persona que importa para su seguridad en una clase — una alergia o una afección, por ejemplo. Son datos especialmente protegidos. Snowdesk los guarda cifrados y solo los muestra al personal que los necesita. La escuela solo debería registrar lo necesario, con el consentimiento de la persona o, en el caso de un menor, de un progenitor o representante legal.

· Personal y monitores: nombres, datos de contacto, función y permisos, titulaciones y certificados, idiomas y disciplinas, disponibilidad y ausencias, clases impartidas y fichajes, formación, tarifas, recibos de nómina y datos salariales.

· Registros de uso: quién hizo qué en la aplicación y cuándo (registro de auditoría), intentos de inicio de sesión y datos técnicos como la dirección IP y el tipo de navegador.

4. Qué guarda Viveli como responsable

· Cuentas de las escuelas: nombre, correo electrónico, teléfono y función de las personas que abren y gestionan la cuenta de una escuela; nuestro contrato, facturas y pagos; nuestra correspondencia.

· Soporte: lo que nos cuenta cuando pide ayuda. Para resolver un problema puede que necesitemos consultar los datos de una escuela; solo lo hacemos en la medida necesaria, a petición de la escuela o para mantener la seguridad del servicio.

· Seguridad y operación: intentos de inicio de sesión, informes de errores y registros del servicio.

· Consultas: lo que nos envía cuando nos escribe antes de ser cliente.

5. Para qué los usamos y con qué base

Usamos los datos personales para prestar Snowdesk y los servicios contratados por la escuela; para proteger el servicio, prevenir abusos e investigar incidentes; para atender a nuestros clientes; para facturar el servicio; y para cumplir nuestras obligaciones legales.

Conforme a la LPD, tratamos los datos de forma lícita, de buena fe y proporcionada, solo con fines reconocibles para las personas afectadas, y velamos por su exactitud. Cuando se aplica el RGPD, nuestras bases jurídicas son: la ejecución de un contrato (art. 6.1.b) para prestar y facturar el servicio; nuestro interés legítimo (art. 6.1.f) en un servicio seguro y fiable y en mejorarlo; una obligación legal (art. 6.1.c) para los registros contables; y el consentimiento (art. 6.1.a y art. 9.2.a) cuando la escuela se basa en él, por ejemplo para las notas de seguridad sobre salud.

No vendemos datos personales, no los usamos para publicidad ni creamos perfiles de marketing.

6. Asignación automática de monitores

Snowdesk puede asignar monitores a las clases de forma automática, según las reglas que fija la escuela — titulaciones, idiomas, disponibilidad y prioridades, por ejemplo. La escuela decide si usa esta función. Cada asignación puede ser revisada y cambiada por los responsables de la escuela, y un monitor puede pedir que una persona revise una asignación y exponer su punto de vista. Snowdesk no toma decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre los clientes de una escuela.

7. Quién recibe los datos

· Dentro de la escuela: el personal ve lo que su función y sus permisos le permiten; los monitores ven sus clases y los clientes que participan en ellas.

· Los clientes: reciben sus propias confirmaciones, recibos y mensajes de la escuela.

· Nuestros proveedores (subencargados), cada uno obligado por contrato a proteger los datos y a usarlos solo para nosotros: Supabase Inc. (alojamiento de la base de datos, Fráncfort, Alemania); Railway Corporation, EE. UU. (servidores de aplicación y caché); Vercel Inc., EE. UU. (alojamiento y distribución de la aplicación web, red mundial); Functional Software Inc. «Sentry», EE. UU. (seguimiento de errores, datos almacenados en Alemania).

· Cuando la escuela los activa: un servicio de envío de correo, Twilio Inc., EE. UU. (SMS), Cloudflare Inc. (almacenamiento de documentos, en su jurisdicción de la UE) y Stripe (pagos con tarjeta — Stripe es responsable de los datos de tarjeta por cuenta propia). Informamos a las escuelas antes de añadir o sustituir un subencargado, como establece el acuerdo de tratamiento de datos; la lista vigente puede solicitarse en info@viveli.ch.

· Autoridades y tribunales: solo cuando la ley nos obliga.

8. Datos fuera de Suiza

La base de datos de Snowdesk está en la Unión Europea (Fráncfort, Alemania), cuyo nivel de protección Suiza reconoce como adecuado. Algunos de los proveedores citados tienen su sede en otros países, en particular en Estados Unidos, o pueden dar acceso desde allí a su personal. Cuando se comunican datos personales a un país sin protección adecuada, nos basamos en las garantías que reconocen la LPD y el RGPD: la certificación del proveedor en el marco Swiss-US o EU-US Data Privacy Framework, o las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea y reconocidas por el Comisionado Federal de Protección de Datos y Transparencia (FDPIC), con las adaptaciones que exige el derecho suizo.

9. Cuánto tiempo los conservamos

· Los registros contables — reservas, pagos, recibos, facturas y nóminas — se conservan diez años, como exige el derecho suizo (art. 958f del Código de Obligaciones), aunque una persona pida su supresión; el resto de su ficha se suprime o se anonimiza.

· Los demás datos de una escuela se conservan mientras la escuela usa Snowdesk y los necesita, y se suprimen siguiendo sus instrucciones. Cuando una escuela se va, puede exportar sus datos durante 30 días; después los suprimimos en un plazo adicional de 60 días, salvo los registros contables y las copias de seguridad, que caducan según su propio ciclo.

· Los intentos de inicio de sesión se conservan como máximo 12 meses, el registro de auditoría como máximo 2 años y los registros de mensajes enviados como máximo 90 días.

· Las consultas que no dan lugar a un contrato se conservan como máximo 24 meses tras el último intercambio.

10. Cómo los protegemos

Las conexiones están cifradas (TLS). Los campos sensibles se cifran en la base de datos y las contraseñas solo se guardan como hashes con sal. Está disponible el inicio de sesión en dos pasos, el acceso sigue permisos por función, los datos de cada escuela están separados de los de las demás y las acciones quedan en un registro de auditoría. Ningún sistema es perfectamente seguro: si una brecha puede suponer un riesgo alto para las personas, lo comunicamos a la escuela sin demora indebida y, cuando la ley lo exige, al FDPIC.

11. Sus derechos

Puede pedir una copia de sus datos personales e información sobre su uso, rectificarlos o suprimirlos, oponerse a su tratamiento, limitarlo y recibirlos en un formato electrónico habitual para llevarlos a otro lugar. Cuando nos basamos en su consentimiento, puede retirarlo en cualquier momento, sin que afecte a lo realizado antes.

Para los datos que una escuela tiene sobre usted, diríjase a la escuela. Para los datos que tiene Viveli, escriba a info@viveli.ch. Respondemos en un plazo de 30 días, por regla general sin coste, y podemos pedirle antes que confirme su identidad. Algunas solicitudes tienen límites legales — los registros contables, por ejemplo, deben conservarse.

También puede dirigirse al Comisionado Federal de Protección de Datos y Transparencia (FDPIC), Feldeggweg 1, 3003 Berna, www.edoeb.admin.ch, o, cuando se aplique el RGPD, a la autoridad de protección de datos del lugar donde vive o trabaja.

12. Menores

Las escuelas enseñan a niños, por lo que Snowdesk contiene datos de menores que sus padres o representantes legales facilitan a la escuela. Snowdesk lo usan las escuelas y su personal, no los niños, y no recogemos a sabiendas datos directamente de un menor.

13. Cookies y almacenamiento en su navegador

Snowdesk solo instala las cookies que necesita para funcionar: at mantiene su sesión iniciada durante 15 minutos cada vez, rt conserva su sesión hasta 7 días si no la cierra, y csrf_token le protege frente a solicitudes falsificadas. La demo instala demo_pov para recordar qué cuenta de demostración está viendo. El almacenamiento local de su navegador guarda sus preferencias, como idioma, diseño y tema. No hay cookies de analítica, publicidad ni seguimiento.

14. Cambios

Podemos actualizar esta política cuando cambien Snowdesk o la ley. La fecha de arriba indica la versión vigente. Comunicamos a las escuelas los cambios importantes por correo electrónico al menos 30 días antes de que entren en vigor.

15. Contacto

Preguntas y solicitudes sobre protección de datos: info@viveli.ch